Przeprowadzka biura bez przestoju: plan na 6 tygodni

Biuro do 30 stanowisk da się przenieść w jeden weekend tak, żeby w poniedziałek zespół pracował normalnie. Warunek jest jeden: plan zaczyna się sześć tygodni wcześniej, a każda osoba wie, za co odpowiada. Oto harmonogram, którego używamy przy przeprowadzkach firm.

6 tygodni przed: decyzje i budżet

• Wyznacz koordynatora przeprowadzki po stronie firmy — jedną osobę do kontaktu z nami, zarządcą budynku i informatykiem.
• Umów bezpłatną wizję lokalną w starym biurze. Po niej dostaniesz wycenę i harmonogram godzinowy.
• Sprawdź warunki w nowym budynku: windy towarowe, rampa, godziny, w których można wnosić meble.

4 tygodnie przed: plan nowego biura

• Przygotuj plan rozmieszczenia stanowisk z numerami. Każde biurko dostaje numer i kolor.
• Zdecyduj, co jedzie, a co idzie do utylizacji. Stare meble i elektroodpady możemy wywieźć w tym samym terminie.
• Poinformuj klientów i dostawców o zmianie adresu i ewentualnej krótkiej przerwie w pracy.

2 tygodnie przed: IT i archiwum

• Informatyk ustala kolejność odłączania i podłączania sprzętu oraz sprawdza sieć w nowym biurze.
• Archiwum pakujemy w zamykane pudła i opisujemy według szaf, żeby segregatory stanęły w tej samej kolejności.
• Rozdajemy kartony i etykiety — każdy pracownik pakuje swoje rzeczy osobiste i biurko.

Tydzień przed: potwierdzenia

Potwierdzamy godziny z zarządcami obu budynków, rezerwujemy miejsca parkingowe dla busa i przesyłamy ostateczny harmonogram. Pracownicy dostają instrukcję: co spakować, co zostawić i kiedy oddać klucze do szafek.

Weekend przeprowadzki

1. Piątek po południu: pakowanie według stanowisk, demontaż biurek, zabezpieczenie sprzętu w osobnych skrzyniach.
2. Sobota: transport, wniesienie, montaż i ustawienie mebli według planu.
3. Niedziela (opcjonalnie): informatyk podłącza sprzęt i testuje sieć.

Poniedziałek: odbiór

Przechodzimy razem z koordynatorem przez pomieszczenia, podpisujemy protokół zdawczo-odbiorczy i wystawiamy fakturę VAT. Drobne poprawki — przestawienie biurka czy dokręcenie szafki — robimy od razu.